درسنامه کامل کار و فناوری هشتم فصل 8 امور اداری و مالى

گروه هایی را که برای رسیدن به یک هدف، با هم کار می کنند، سازمان می نامند. سازمان های دولتی و بنگاه های غیردولتی نمونه هایی از سازمان ها هستند که برای انگیزه های اقتصادی، فرهنگی، مردمی و مانند آن ها تشکیل شده اند.

برای رسیدن به اهداف سازمان، به سازماندهی، راهبری، برنامه ریزی و پایش کارها نیاز است. سازماندهی و راهبری درست، موجب رشد، گسترش و پایداری سازمان می شود. در سازمان های بزرگ براساس مأموریت و وظیفه ای که دارند، اهداف و برنامه ها را دسته بندی می کنند و برای انجام دادن هر دسته از آن ها، ساختار سازمانی مناسب به وجود می آورند.

افراد جامعه برای انجام برخی از کارهای خود لازم است به اداره، سازمان یا نهادهای دیگر مراجعه کنند. اگر این افراد درباره مسئولیت ها و روند انجام کار اداری آگاهی کافی داشته باشند می توانند کارهای خود را آسان تر و سریع تر انجام دهند.

بخشی از کارهایی را که بیشتر افراد جامعه نیاز به انجام آن دارند کارهای مالی است. محاسبه درآمد شخصی یا خانوادگی، برآورد هزینه های زندگی، تقسیم درآمد به هزینه های پیش بینی شده ، تنظیم اسناد مالی و مستند سازی اسناد، نمونه هایی از فعالیت های مالی است. این پودمان به شما کمک می کند تا شایستگی های فنی و غیرفنی مورد نیاز برای اجرای کارهای مالی و اداری و زندگی شهروندی را بیاموزند.

سازمان:

1. هدف دارد.
2. برای هدفش برنامه دارد.
3. استراتژی (راهبرد) دارد.
4. منابع خود را میشناسد و از آنها بهطور بهینه و هماهنگ استفاده خواهد کرد.
5.  وابسته به اطلاعات است.

یک سازمان دارای ویژگی های زیر است:

1. مأموریت یا هدف ویژهای دارد.
2. برای بقا به دیگر سازمانها وابسته است.
3. هیئت رئیسه مستقلی دارد.
4. از بخشهای مختلف تشکیل شده است.
5. دارای ساختاری فیزیکی و منطقیست.

جوامع امروزی را جوامع سازمانی می نامند.

• سازمان ها بخشی از زندگی روزانه همه مردم را تشکیل می دهد.
• انسان ها معمولا در بیمارستانی (یک سازمان) متولد می شوند.
• در مدرسه ای (یک سازمان) درس می خوانند.

 سازمانهای انتفاعی و غیرانتفاعی: 

• سازمانهای انتفاعی سازمانهایی هستند که با هدف کسب سود تشکیل می شوند.
• سازمانهای غیر انتفاعی با اهدافی غیر از اهداف مالی تشکیل می شوند.

سازمان های دولتی و خصوصی:

• سازمانها از نظر مالکیت نیز دو دوسته دولتی و خصوصی تقسیم می شوند.
• سازمانهای دولتی توسط دولت کنترل و مدیریت می شوند.

برای انجام دادن کارهای وابسته به سازمان یا اداره باید با آن ارتباط برقرار شود. این کار را می توان با رفتن به تارنمای سازمان و خواندن نوشته ها، تکمیل نمون برگ، تلفن زدن، نوشتن نامه و رفتن به سازمان انجام داد. در سازمان ها برخی از کارها با روش های ارتباطی مانند برگزاری نشست و صدور بخشنامه انجام می شود.

نامه اداری، بخشنامه و گزارش در سازمان ها، نوشته هایی اداری هستند که برای درخواست، راهنمایی و غیر آن ها کاربرد دارند.نشست (جلسه)، گرد هم آمدن و گفت و گو درباره یک یا چند زمینه (دستور کار) و تصمیم گیری درباره آن است.

مدیریت عبارت است از فرایند برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت و کاربرد کلیۀ منابع قابل دسترس برای رسیدن به هدفهای تعیین شدۀ سازمان.

سه ویژگی مدیریت:

• مجموعه ای فرآیندی از فعالیت های مستمر و مرتبط است.
• متمرکز بر تحقق اهداف سازمانی است.
• از طریق همکاری با افراد و استفاده از سایر منافع سازمانی به این اهداف دست می یابد.

مدیران عملیاتی (رئیس قسمت، سرپرست): مسئول مستقیم تولید کالا ها و خدمات.

مدیران میانی: پل ارتباطی بین مدیریت عالی و مدیریت عملیاتی سازمان و به مدیران عالی گزارش می دهند.

مدیران عالی (مدیر عامل، مدیر کل، رئیس): مسئول ادارۀ کل سازمان، تدوین اهداف، خط مشهیا و راهبرد ها را تدوین، و تعیین واکنش های سازمان در برابر محیط.

مدیران وظیفه ای (شخصی): کارکنانی را با مهارت های ویژه در یک زمینۀ خاص مانند حسابداری، امور پرسنلی، پرداخت، بازاریابی و تولید سرپرستی می کنند.

مدیران عمومی: مسئول کلیۀ وظایف و فعالیت هایی هستند که در یک واحد یا یک سازمان انجام می شود و معمولا دو یا چند بخش را باهم هماهنگ می کنند.

•  مهارتهای ادارکی
• مهارتهای انسانی
• مهارتهای فنی
• با توجه به سطوح مختلف مدیران، میزان وقتی که هر یک از آنها به این مهارتها اختصاص می دهند متفاوت است.

•  این مهارت ها توانایی هماهنگ کردن و وحدت همۀ فعالیتهای سازمان را به مدیر می دهند.
• تا بتوانند سازمان را به صورت یک کل در محیطی که آن را احاطه کرده است مشاهده، و روابط متقابل بخشهای مختلف و چگونگی تأثیر تغییر هر قسمت در کل سازمان را پیش بینی می کند.

• این مهارتها به مدیر امکان می دهند تا به افراد، در کنار آنها و به طور مؤثر با آنها کار کند.
•  مدیران در همۀ سطوح به این مهارت نیاز دارند، چون برای نیل به اهداف سازمان به افراد داخل و خارج سازمان وابسته اند.
• مدیرانی که مهارتهای انسانی خوبی دارند می توانند انگیزه های افراد را درک و آنان را تشویق کنند تا در تصمیم گیری ها مشارکت داشته باشند.

• این مهارتها به معنی توانایی به کار بردن ابزار، شیوه ها و دانش مورد نیاز برای اجرای یک زمینۀ تخصصی است.

• برنامه ریزی
• سازماندهی
• هدایت
• نظارت
• ایجاد زمینۀ لازم برای خلاقیت

سازمان برای تحقق هدفهایی ایجاد می شود و مدیر باید این اهداف و وسایل نیل به آنها را معین کند.

وظیفۀ برنامه ریزی شامل: 

• تعیین اهداف سازمان
• تعیین راهبرد تحقق در این اهداف
• ایجاد مجموعه ای از برنامه ها برای هماهنگ کردن فعالیتها در جهت نیل به هدفها

• شامل تعیین وظایفی است که باید در سازمان اجرا شوند و تعیین وظایفی است که می توانند باهم یک گروه شغلی تشکیل دهند.
• مشخص کردن افرادی است که باید آن وظایف را انجام دهند.
• تعیین این که چه کسی به چه کسی گزارش می دهد و تصمیمهای سازمان در کجا اتخاذ می شود.

• شغل مدیر ایجاب می کند که فعالیتهای افراد مختلف سازمان را هدایت و آنها را باهم هماهنگ کند.
• مدیر با ایجاد انگیزه در زیر دستان فعالیتهای آنها را جهت می دهد.
• مؤثرترین مجاری ارتباط را انتخاب و تعارض میان اعضای سازمان را برطرف می کند.

•  وقتی هدفها تعیین، برنامه ها تنظیم، چارچوب سازمان طراحی و افراد مورد نیاز منصوب شدند.
• و پس از آموزش انگیزۀ لازم پیدا کردند.
• مدیر برای اطمینان از اجرای درست و به موقع همۀ کارها باید عملکرد سازمان را ارزیابی کند.

•  تغییرات سریع محیط پیرامون سازمانها موجب شده است که مدیران برای سازگاری با تحولات شتابان اندیشه ها راههایی نو برای اقدامات خود بیابند تا بتوانند در صحنۀ رقابت با رقبای متعدد دوام بیاورند.
• و همچنین شرایطی در سازمان خود ایجاد کنند که امکان بروز چنین اندیشه هایی فراهم شود.

• مدیران وظایف خود را با بازی کردن نقش های مختلف اجرا می کنند.
• هر مدیری، نقشهای متعددی بر عهده دارد تا بتواند سازمان را به سوی اهداف تعیین شدۀ آن هدایت کند. 

تعریف نقش: 

• نقش یعنی الگو های رفتاری مورد انتظار از هر فرد در یک واحد پشتیبانی
• نقش عبارت است از رفتار مورد انتظار از شخصی که پستی را اشغال کرده است.

برای هماهنگی کارهای پروژه یکی از افراد گروه را برای سرپرستی پروژه انتخاب کنید. سرپرست پروژه باید آگاه به کار، خوش برخورد و دراداره کار و راهبری افراد توانا باشد.

در نوشتن گزارش مراحل زیر را رعایت کنید:

1- برای نوشتن گزارش، داده ها و اطالعات مورد نیاز را فراهم کنید. داده ها باید درست و دارای پشتوانه باشند. در گردآوری اطالعات از گمانه زنی پرهیز کنید.

2- ساختار گزارش را با هم اندیشی در گروه تنظیم کنید. موضوع، پیش گفتار، بدنه گزارش، پیشنهادها و دستاوردها را در گزارش بنویسید. اگر گزارش درباره چند زمینه نوشته می شود می توانید آن ها را با توجه به زمان رویدادها یا ارزش موضوع بنویسید.

3- گزارش را خوانا، کوتاه و ساده بنویسید و کوشش کنید در گزارش به پرسش هایی از جمله چه چیزی، چه هنگامی، کجا، چگونه، چرا و چه کسی، پاسخ دهید.

4- در صورت نیاز، اسناد برجسته و ویژه را به گزارش پیوست کنید.

5- پس از نوشتن گزارش، ساختار و محتوای آن را دقیقاً بررسی و درصورت نیاز آن را بازنگری کنید.

6- گزارش را پس از امضای افراد گروه به دبیر خود تحویل دهید.

هر کار کوچک یا بزرگی، متناسب با اندازه، شرایط و مقتضیات آن، نیازمند برنامه ریزی و مدیریت لایق و شایسته است. در آیات قرآن کریم به شایستگی و لیاقت و علم و توانایی و صالحیت مدیر توجه ویژه ای شده است. مشورت با دیگران از مواردی است که در موفقیت کارها تأثیر بسزایی دارد. افراد صاحب نظر و خبره، هر کاری را از زوایای مختلف بررسی می کنند، بنابراین مشورت با این افراد در بهبود انجام کار مؤثر است.

خدمات رسانی برتر، نوین و کیفی به منظورارتقای سطح رضایتمندی و اعتماد مردم؛

نهادینه سازی وجدان کاری، انضباط اجتماعی، فرهنگ خود کنترلی، امانت داری، صرفه جویی، ساده زیستی و حفظ بیت المال؛

حمایت از روحیه نوآوری و ابتکار و اشاعه فرهنگ و بهبود مستمر به منظور پویایی نظام اداری؛

بندهای فوق مربوط به سیاست های کلی نظام اداری کشور است که توسط مقام معظم رهبری(مُدَّ ظِلُّهُ العالی) در تاریخ ١389/١/3١ در جهت پایه ریزی یک جامعه اداری متعالی در راستای سند چشم انداز جمهوری اسالمی ایران افق ١404 ابلاغ شده است.

قسمت های مختلف یک نامۀ رسمی و اداری:

1. سرلوحه (نام سازمان، شماره و تاریخ و ...)
2. موضوع نامه (درخواست مرخصی و ...)
3. عنوان (مدیریت محترم اداره و ...)
4.  کلمات احترام (با سلام و احترام و ...)
5. متن نامه
6. امضا
7. رونوشت
8. نشانی

1. متن نامه باید واضح، صریح و خلاصه باشد.
2. شروع و پایان نامه با کلمات احترام آمیز همراه باشد.
3. ابعاد کاغذ نامه باید استاندارد باشد و تمیز و با کیفیت مطلوب ارائه شود.
4. نامه اداری باید بدون خط خوردگی باشد و آیین نگارش در آن رعایت شده باشد.
5. متن آن درحد امکان حروف نگاری شده باشد. درج تاریخ نامه در قسمت سمت چپ باالی نامه ضروری است.
6. مستندات مهم به نامه پیوست شود و در زیر تاریخ نامه، عبارت پیوست دارد درج شود.
7. نامه توسط درخواست کننده امضا شود. مشخصات فردی و نشانیَِ ارائه دهنده نامه مشخص شود.
8. همیشه تصویری از نامه ارسالی خود به همراه شماره ثبت آن را برای پیگیری های بعدی همراه داشته باشید.

همان گونه که گفته شد برخی از کارهای اداری با نوشتن نامه انجام می شود. نامه های اداری باید در دفتر اندیکاتور (نامه نما) و نرم افزارهای اداری ثبت و بایگانی شوند.

دفتر ارسال و رسید نامه ها، دفتری برای گرفتن رسید نامه است. هنگامی که نامه به گیرنده آن داده می شود، گیرنده نامه این دفتر را امضا می کند.

حسابداری زبان تجارت خوانده می شود. طبق بیانیه اساسی تئوری حسابداری فرایند شناسایی، اندازه گیری و گزارش گیری ، اطالعات اقتصادی را حسابداری می گویند.

استفاده کنندگان این نوع اطلاعات به این وسیله قادر خواهند شد آگاهانه تصمیم گیری کنند. محصول نهایی نظام حسابداری، آن دسته از گزارش ها و صورت های مالی است که مبنای تصمیم گیری اشخاص ذی نفع (مدیران، سرمایه گذاران، دولت و ...) قرار می گیرد. گزارش های مالی از طریق گردآوری اطالعات مربوط به معامالت و فعالیت های روزمره واحدهای بازرگانیَِ دارای اثر مالی، نظیر خرید و فروش کاال، خرید ماشین آلات و پرداخت هزینه های جاری مانند اجاره، حقوق و بهای آب و برق تهیه می شود. 

همه حسابداران از مجموعه قواعد یکسان، تحت عنوان اصول پذیرفته شده حسابداری، برای تهیه گزارش های حسابداری استفاده می کنند. طبق اصول حسابداری فقط رویدادها و مبادالت مالی مؤثر بر واحد تجاری، در حسابداری مورد توجه و پردازش قرار می گیرد. وضعیت مالی شرکت ها بر معادله اساسی حسابداری زیر استوار است.

 این معادله که به معادله تراز نامه هم مشهور است، نشان می دهد که دارایی های واحد تجاری با جمع بدهی و سرمایه برابر است. هر رویداد مالی می تواند باعث تغییر در دارایی ها، بدهی ها یا سرمایه گردد، ولی هیچ وقت توازن فرمول اصلی از بین نمی رود و همیشه برقرار است.

دارایی ها:

به منابع اقتصادی که متعلق به یک واحد اقتصادی هستند و انتظار می رود در آینده منفعتی برای آن واحد ایجاد کننده دارایی گفته می شود، مانند موجودی نقد، ساختمان، اثاثه، تجهیزات و غیر آن ها.

بدهی ها:

وقتی اشخاص دیگری غیر از مالک، نسبت به دارایی های یک واحد اقتصادی ادعا یا حقوق مالی داشته باشند، می گویند آن واحد بدهی دارد، مانند وام دریافتی از بانک، خرید نسیه دارایی ها و غیر آن ها.

سرمایه:

حق یا ادعای مالی مالک نسبت به دارایی های یک واحد اقتصادی را سرمایه می نامند.

افراد و بنگاه ها باید اطالعات مربوط به کارهای مالی خود را مانند خرید، تولید، توزیع و فروش، دریافت ها و پرداخت ها که رویدادهای مالی نامیده می شوند، در دفترهای ویژه بنویسند. شما هر ماه یا هر روز مبلغی را به صورت ماهانه یا روزانه از بزرگ ترهای خود دریافت می کنید. حال اگر بخواهید با این مبلغ هزینه های ماهانه خود را انجام دهید و در پایان ماه پس انداز هم داشته باشید، باید نسبت به مبلغ ماهیانه و نحوه خرج کردن آن مدیریت داشته باشید. برای این کار در ابتدای ماه تمامی هزینه ها را پیش بینی و در برگه ای یادداشت کنید.

در زندگی روزانه ما معمولا، اسناد مالی گوناگونی مبادله می شود. رسید آب و برق، رسید بانکی و برگ خرید (فاکتور)، نمونه هایی از سندهای مالی هستند. 

هنگام خرید کالا، باید برگ خرید بگیرید و ثبت درست اطلاعات را در برگ خرید بررسی کنید. برگ خرید باید سربرگ، مهر و امضای صادر کننده، نشانی فروشنده و تاریخ داشته باشد. همچنین تعداد و مشخصات کالا و بهای آن بدون قلم خوردگی در آن درج شود. برای کالاهایی که خدمات پشتیبانی و گارانتی دارند، باید شماره سریال کالا نیز در برگ خرید ثبت شود.

اگر قرار باشد در مدرسه هر گروه از دانش آموزان یک کسب و کار داشته باشند، ابتدا باید اعضای گروه مبالغ پس اندازهای خود را بیاورند. این مبالغ، دارایی و همچنین سرمایه گروه محسوب می شود. سپس درمورد طرح کسب و کار بحث کنند و آن را از نظر هزینه ها، درآمد و توانایی گروه بررسی نمایند و پس از تصویب طرح، ابزار و وسایل مورد نظر را تهیه کنند.

برای کارهای اداری و مالی وسایل و دستگاه هایی مانند ماشین حساب، رایانه، نرم افزار مربوط به حسابداری، دفتر مالی و اداری مورد استفاده قرار می گیرد.

ماشین حساب رومیزی برای کارهای مالی امکانات ویژه ای دارد و کاربرد آن رایج تر است.

صفحه گسترده مجموعه ای از برگ های چهارخانه مانند است که می توان داده های عددی و متنی را در خانه ها یا سلول های آن وارد کرد و محاسبات را انجام داد. همچنین می توان نمودارهای آن ها را نیز ترسیم کرد. برای مثال، می توان نرم افزارهای صفحه گسترده کاربردی Excel وCALC را ، که هر یک از آن ها می تواند نیاز شما را برآورده کند، نام برد.

بیشتر فایل های Excel دربر دارنده داده های مهم اند، به طوری که اگر تغییر کنند شاید نتایج چند ماه کار از دست برود. فاش شدن داده ها نیز می تواند برای بیشتر سازمان ها هزینه های ناخواسته به بار آورد. برای جلوگیری از دسترسی به داده های Excel می توانید روی فایل ایجاد شده خود رمز بگذارید.

افرادی که در امور اداری یا مالی کار می کنند، در پشت میز برای نوشتن یا کار با ماشین حساب و رایانه و در محیط سرپوشیده زمان زیاد و قابل توجهی صرف می کنند. این افراد اگر برای تندرستی خود برنامه درستی نداشته باشند به آسیب های جدی، مانند تغییر شکل ستون فقرات، آرتروز گردن و مچ دست، دچار می شوند. بنابراین باید هنگام کار از میز و صندلی استاندارد استفاده کنند و همواره بهداشت کار و اصول ارگونومی را رعایت نمایند.